第一章 总则

第一条 学生档案管理工作，是贯彻执行党的教育方针，为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。为进一步加强学生档案管理，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》及相关法律法规，结合学校实际，制订本管理办法。

第二条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料，是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

第三条 本办法适用于我校在籍大学生。

第二章 档案管理机构、原则及其职责

第四条 全体在籍大学生学籍档案由学生工作部学生档案管理室实行归口负责和集中管理，学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则。

第五条 学生档案管理室职责

（一）接收、鉴别和整理学生档案材料。

（二）办理学生档案的查阅、借阅。

（三）办理毕业学生档案的转递，为有关部门提供学生情况。

（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作。

（五）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作。

（六）办理其它有关学生档案事项。

第六条 二级学院及教务处的职责

（一）二级学院及教务处要及时向学生档案管理室提交新生数据，以便对学生档案进行接收、核对、编号和保存。

（二）二级学院按照要求做好新生档案、平时归档材料的收集、整理和移交工作。

第三章 档案的保管与保护

第七条 根据安全保密、便于查找的原则要求，对于学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、失散和泄密。

第八条 学生档案管理实行登记审批制度、统计制度和定期核对制度

（一）学生档案接收、查阅、存档、转递严格实行登记审批。

（二）学生档案管理室对学生档案进行详细统计分析工作。

（三）新生入学后对新生招生录取材料进行详细核对。              

第四章 归档材料范围及要求

第九条 归档材料分类及内容

（一）招生材料：教务处提供的招生录取材料（包括高中学籍材料，如高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考体检表等）。

（二）学习材料：教务处提供的主修、选修、辅修等各科类成绩单。

（三）学籍材料：教务处提供的休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等材料证明。

（四）毕业材料：二级学院和后勤处提供的实习鉴定表、学年鉴定表、毕业生登记表、学生体检表等各类材料。

（五）奖励材料：二级学院、校团委及资助中心提供的学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料（三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料如《奖励审批表》）。

（六）处分材料：学生工作部提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料。

（七）更正材料：公安机关提供的更改姓名、民族、出生日期。

（八）可供组织参考的其他材料。

第十条 档案材料的归档要求                        （一）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须完整、齐全、真实；文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

（二）归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）应有本人的签字，特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

（三）档案材料须用纸张为十六开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，填写时只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水书写。

（四）归档材料应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

（五）归档材料必须注明学生姓名及学号，并按照学号的顺序先后排放。

（六）学生档案管理室对不符合归档要求的学生档案材料，有权对归档单位提出要求，予以改正后再归档。

（七）各类材料须经学生档案管理室审批登记后方可归档。

第五章 档案材料移交和档案的归档时间

第十一条 入学新生档案材料均由各二级学院在开学后一个月内收集齐全，按照班级学号并形成《新生档案移交清单》（一式两份），按要求向学生档案管理室提交登记存档。

第十二条 学生取得各类奖惩的原始材料及《休、复、转学、转专业证明》，应在形成文件下发后的一月内归档。

第十三条 学生在校期间形成的各类学生人事档案材料，根据工作完成并已形成材料的情况，随时登记归档，以保证档案材料的完整。                      

第六章 档案的利用

第十四条 查阅和借用档案，应遵守的规定和原则

（一）本校人员查阅学生档案。须经学生工作部同意，方可查阅；外单位人员（用人单位或特殊情况）需要查阅学生档案的，须持本单位介绍信和有关身份证明，并经学生工作部同意方可查阅。在查阅学生档案时，档案管理员必须在场。

（二）查阅或借出学生档案的单位或个人不得擅自拍摄复制档案的内容，确因工作需要利用档案材料取证的，须经学生工作部部长批准，方可复制拍摄或借出。

（三）查借阅学生档案必须严格遵守保密制度，严禁拆卸、涂改、圈划、批注、抽取和撤换档案材料。

（四）依据档案材料中所记载事实，向有关部门出具证明时，不得出具有评论性意见的文字。

（五）所有档案的查阅和借用必须进行详细的登记记录，严格审核查阅、借用者资质及审批手续。

第七章 毕业生档案管理

第十五条 档案整理

（一）提供档案材料的部门应在每年6月底前将材料准备好，提供给各二级学院集中整理；

（二）专科毕业生档案必须有入学档案（高中、中专档案）、入学登记表、成绩单、毕业生登记表、体检表、顶岗实习报告。

（三）《毕业生登记表》的填写，要严格按照“填表说明”的要求填写，填表时间统一填为每年5月30日，在“学院意见”栏内盖二级学院学工办公章，最后到学生工作部盖章，再装入毕业生档案袋。

（四）毕业以后，如需补办毕业生档案材料须带本人身份证及毕业证，严格按照档案材料要求填写。

第十六条 档案验收

（一）毕业生离校前，各二级学院将集中整理好的毕业生档案转交学生档案管理室验收。确实不合格的档案要报告不合格原因（缺少何种材料、是学院原因还是学生本人原因），不合格档案退回所在二级学院继续整理。

（二）严格控制不合格档案数量。毕业生不合格档案超过5%的学院将在年终考评中适当扣分。

（三）严格按照档案袋封面材料名称和顺序将袋内材料排序。

（四）填写毕业生档案袋封面。在相应的位置填写“档案编号、姓名、性别、学院、专业、生源地（具体到区县）”，并对照原始档案材料在“件数”栏内标明具体数量。

（五）将学生档案材料装入对应的档案袋中，并再次核对，防止漏放、错放。

第十七条 档案的寄送

（一）已签约的毕业生档案直接寄送至用人单位。

（二）已签约但用工单位不接收的档案可寄送至生源地人事部门，或由学生直接办理人事代理手续。

（三）灵活就业或未就业的毕业生档案寄送至生源地人事部门，或由学生直接办理人事代理手续。

（四）升学的毕业生档案由所在学院提供详细通信地址，由学生档案管理室统一寄发至录取学校。

（五）毕业生档案因特殊情况可以申请暂留学生档案管理室。

（六）除不合格档案和申请暂留学校的外，毕业生档案一律转递。

（七）寄送回生源地的档案，由学生档案管理室统一按各生源地政策要求分装转递。

第十八条 工作要求

（一）各二级学院上报毕业生档案时，需将《毕业生学籍档案信息登记表》电子表格报学生档案管理室。

（二）档案袋书写要用黑色或蓝黑色钢笔或黑色中性笔，字体要公正、字迹清晰。

（三）学生档案管理室负责把收集齐全的学生档案进行电子版录入学生档案管理系统。

（四）相关档案材料整理配档表见附件。

第八章 档案转递

第十九条 学生毕业（结业、肄业）、转学、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递手续。学生档案在校外转递必须使用统一印制的专用档案袋，经严格密封后通过邮政邮局寄送、转递，必要时可派专人送取，不得以普通函件邮寄或交由本人自带。

第二十条 在校内跨专业、跨学院转学的学生，学籍管理部门应当在学生学籍变更后，及时将学生学籍变更通知书送达有关学院；有关学院在接到学生学籍变更通知书后，应及时到学生档案管理室重新整理存档。

第二十一条 转到其他学校学习的学生，有关学院应当在接到学生转学通知后及时开具证明，在学生档案管理室办理学生档案转递，填写《档案转递单》，按规定寄发或送交。通过机要邮局寄发的，自寄发之日起1个月未收到回执者，学生档案管理室应与档案接收单位联系，加以确认。

第二十二条 由其他学校转入我校的学生，有关学院在收到学生档案后要认真检查验收，经核对无误后及时将回执寄回对方，并持相关证明到学生档案管理室存档。

第二十三条 毕业生档案的转递工作，由就业指导服务中心按有关规定组织实施。

第二十四条 申请自费出国或主动申请退学的学生，其档案由学校征求学生本人意见后，按规定寄送至有关单位代管。

第二十五条 受退学、开除学籍处分的学生，其档案由学校寄送至学生家庭所在地人事部门管理。

第二十六条 未报到入学的专升本学生，其档案由专升本学校退回本校的，转回学生生源所在地。

第二十七条 因故失踪、死亡的学生，或因学生出国等其他原因导致档案无法转递而滞留的，为其保管档案，如需要时转回学生生源所在地。

第二十八条 本管理办法由学生工作部负责修订、解释，自颁布之日起施行。

        附件：材料目录